Email là hình thức giao tiếp chủ yếu, hiệu quả được sử dụng phổ biến trong môi trường làm việc hiện nay. Bất chấp sự xuất hiện của social hay digital, Email vẫn là hình thức không thể thay thế. Đặc biệt trong bối cảnh nhu cầu hàng ngày của doanh nghiệp có thể lên đến hàng trăm, hàng nghìn email. Vậy Email Hosting là gì? Tại sao doanh nghiệp cần Email Hosting riêng? Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết nhé.
Email Hosting là gì?
Email Hosting là các dịch vụ cung cấp hòm thư điện tử dành riêng cho các doanh nghiệp. Hơn nữa các email này cần phải chứa tên công ty. Đây là một phần rất quan trọng với hoạt động của doanh nghiệp. Bởi địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ xác nhận việc một nhân viên đang hoạt động thay mặt cho công ty. Mà thông qua Email Hosting, doanh nghiệp cũng có thể quảng bá tên tuổi giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ.
Bởi nếu công ty của bạn tên nước ngoài, khi khách hàng tìm kiếm thông tin sẽ rất khó nhớ. Do đó Email Hosting riêng có tên của công ty sẽ khiến người dùng dễ nhớ, dễ trao đổi hơn.
Lợi ích của Email Hosting là gì?
Email Hosting là một phần không thể thiếu với hoạt động của một doanh nghiệp. Sở hữu những tính năng nổi bật, Email Hosting tập hợp nhiều tính năng đi kèm điển hình phải kể đến như: số lượng gửi lớn, dung lượng lớn, chống virus và spam, không giới hạn băng thông,…
Sử dụng các email kinh doanh mang tính chuyên nghiệp, khi chuyển đổi thông tin nội bộ cho toàn thể nhân viên. Hơn nữa khi chuyển giao các thông tin cho khách hàng, đối tác và bên liên quan, Email Hosting cũng tạo nên sự tin tưởng tốt hơn.
Bên cạnh đó, sử dụng Email Hosting cũng là một cách để quảng bá và khẳng định thương hiệu. Bạn có thể sử dụng những dấu ấn riêng cho tài khoản email doanh nghiệp để mở rộng, tăng cường chuyền tải hình ảnh cho doanh nghiệp.
Làm thế nào để chọn và sử dụng Email Hosting hiệu quả?
Hiện nay nhu cầu đăng ký sử dụng Email Hosting ngày càng tăng cao, đây cũng là điều kiện thuận lợi dành cho các công ty cung cấp dịch vụ. Để chọn và sử dụng Email Hosting hiệu quả, người dùng nên lưu ý một số vấn đề sau đây:
Chọn nhà cung cấp uy tín
Một đơn vị uy tín chắc chắn sẽ là chuyên gia trong lĩnh vực mà bạn mong muốn. Do đó hãy ưu tiên dịch vụ Email Hosting tại một đơn vị uy tín. Một số tiêu chí đáng giá nhà cung cấp dịch vụ uy tín gồm có:
- Hỗ trợ dịch vụ 24/7
- Hạn chế tình trạng spam box, blacklist IP
- Tỷ lệ email hợp lệ cao
- Độ bảo mật cao với hệ thống mail Server chuyên dụng
- Giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng
- Email Hosting tương thích với nhiều thiết bị
- Độ tương thích cao với dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo,…
- Hỗ trợ chuyển dữ liệu
Tham khảo dịch vụ Email Hosting tại Mona Host
LIÊN HỆ NGAY 1900 636 648
Mona Host là một trong những nhà cung cấp hosting hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Được thành lập vào năm 2013, lúc bấy giờ Mona Host vẫn là một cái tên mới những với trình độ chuyên môn cao cùng nguồn tài nguyên đa dạng, đơn vị này từng bước ghi danh trong top 10 công ty bán hosting uy tín, chuyên nghiệp được nhiều người tin tưởng nhất hiện nay. Sau hơn 10 năm gắn bó với thị trường hosting, công ty đã phục sự cho hơn 40.000 khách hàng và nhận được hơn 95% đánh giá tích cực, trong số đó hiện vẫn còn đang sử dụng dịch vụ của Mona Host. Đây chắc chắn là một sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn nếu có nhu cầu sử dụng mọi dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp của mình.
Đặt tên email đúng cách
Một Email Hosting đúng cách cần đảm bảo những yếu tố nào:
- Tên ngắn gọn, ý nghĩa: Email Hosting cho phép người dùng sử dụng tên miền riêng. Do đó bạn có thể dùng tên ngắn của công ty ở đuôi. Hãy đảm bảo rằng Email Hosting của bạn ngắn gọn, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn.
- Đặt tên hệ thống nhóm, phòng rõ ràng: Như vậy hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra hiệu quả, tránh việc chồng chéo công việc.
- Có sự đồng bộ: Với web, mạng xã hội, blog để tạo tính thống nhất.
- Riêng biệt: Tránh đặt tên gây nhầm lẫn với công ty khác
- Tránh sử dụng từ ngữ khó hiểu: Không đặt tên Email Hosting nhạy cảm, gây khó hiểu với khách hàng.
Chú trọng vào bảo mật
Số lượng email gửi đi mỗi ngày là rất lớn. Tuy nhiên không phải nội dung email nào cũng tốt và an toàn cả. Bạn có thể dễ dàng gặp nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu, bị rao bán hoặc lừa đảo người khác. Do đó tạo email trên hosting sẽ giúp công ty, doanh nghiệp của bạn có thể kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên nếu có đủ khả năng tài chính, hãy dùng dịch vụ của công ty cung cấp hosting uy tín để đảm bảo vấn đề bảo mật.
Quy định rõ ràng
Khi sử dụng Email Hosting, có nghĩa mail có tên miền riêng này chính là đại diện cho doanh nghiệp, cho tập thể chứ không đơn thuần là cá nhân. Do đó từ lãnh đạo đến các phòng ban đều có một bộ quy định rõ ràng khi sử dụng email của công ty.
Tận dụng các phần mềm miễn phí
Bên cạnh sử dụng dịch vụ Email Hosting, người dùng cũng có thể dùng các công cụ tạo email miễn phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên hệ thống bảo mật của những địa chỉ email này khó để được đảm bảo. Do đó hãy cân nhắc thật kỹ trước khi sử dụng.
Tại sao doanh nghiệp cần dùng Email Hosting riêng?
Sau khi đã biết Email Hosting là gì? Chắc hẳn bạn cũng phần nào đoán được lý do mà doanh nghiệp cần có Email Hosting riêng. Sử dụng Email công ty giúp xây dựng và quảng bá thương hiệu tốt hơn. Hơn nữa email riêng cho doanh nghiệp mang đến rất nhiều ưu điểm khác như:
Đem đễn sự chuyên nghiệp và tin cậy
Nói đến lý do doanh nghiệp cần sử dụng Email Hosting riêng chính là sự chuyên nghiệp. Tính chuyên nghiệp không chỉ thể hiện ở cách vận hành, văn hóa nội bộ mà còn tạo sự tin cậy với các đối tác, khách hàng. Khi nhận được một email có tên miền riêng, khách hàng chắc chắn sẽ đánh giá cao mức độ chuyên nghiệp của bạn.
Tính quản lý và bảo mật cao
Tất nhiên một tài khoản email thông thường cũng có những chức năng cơ bản. Tuy nhiên với một doanh nghiệp, chỉ dùng gmail thường sẽ mất các khả năng quản lý, phân quyền và chỉnh sửa. Như vậy việc kiểm soát luồng công việc trên email cũng sẽ bị hạn chế, khả năng bảo mật cũng khá thấp.
Ngược lại với một Email Hosting, doanh nghiệp có thể đăng nhập vào tài khoản webmail, quyền truy cập và tất cả dữ liệu, nhận mã hóa đều được đảm bảo không bị rò rỉ hay xâm phạm.
Không gian lưu trữ
Tùy theo dung lượng bộ nhớ mà bạn lựa chọn, hộp thư của tài khoản gmail sẽ có dung lượng lưu trữ tương ứng. Đặc biệt chỉ với dung lượng megabyte, Email Hosting của doanh nghiệp cũng đã có thể lưu trữ hàng nghìn mail trở lên rồi.
Tối ưu chi phí
Doanh nghiệp sử dụng Email Hosting chắc chắn sẽ hiệu quả, tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian, tài nguyên hơn nhiều. So với việc mua cơ sở hạ tầng email hay thuê thêm nhân viên IT để duy trì, chi phí sẽ chênh lệch rất cao. Đây cũng là lý do mà hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều ưu tiên sử dụng Email Hosting từ các đơn vị cung cấp dịch vụ.
Virus và spam
Một tính năng ưu việt của Email Hosting chính là hạn chế tối đa những email có chứa virus trước khi nó xâm nhập vào hệ thống mail. Những chuyên gia về dịch vụ này sẽ cung cấp Email Hosting riêng, an toàn, bảo mật và bảo vệ email doanh nghiệp chống lại virus, spam hiệu quả.
Xây dựng chiến lược marketing, bán hàng hiệu quả
Hầu hết chiến lược kinh doanh sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đều ưu tiên tiếp thị tên tuổi và hình ảnh đến đối tượng khách hàng càng nhiều càng tốt. Do đó một Email Hosting chuyên nghiệp sẽ cho hiệu quả marketing lâu dài, ít chi phí và đúng với đối tượng mục tiêu.
Trên đây là những thông tin chi tiết về Email Hosting là gì cũng như lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting riêng. Hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu rõ những lợi ích mà email có tên miền riêng mang lại. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích, giúp bạn có được thông tin bổ ích cho doanh nghiệp.
