Nếu bạn đang gặp rối trong việc quản lý các công việc, bạn cảm thấy choáng ngợp khi phải liên tục theo dõi các công việc một cách thủ công, cảm thấy mất rất nhiều thời gian để có thể hoàn tất quá trình lên kế hoạch công việc, thiết lập nội dung công việc, thiết lập thời gian, và bàn giao công việc đến các đối tượng liên quan thì có lẽ phần mềm quản lý công việc chính là viên thuốc bổ dành cho bạn. Với phần mềm quản lý công việc, bạn không những đang nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc của doanh nghiệp mà còn đang đi trước các đối thủ một bước. Tuy nhiên, thị trường phần mềm quản lý càng ngày càng phát triển, vậy đâu là phần mềm tốt nhất và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn hiện nay? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến bạn top 5 phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp và hiện đại nhất năm 2020.
Phần mềm quản lý công việc (Task management tool) là gì?
Phần mềm quản lý công việc (Task management tool) là công cụ được sử dụng để giúp doanh nghiệp quản lý nhiều công việc của một dự án hoặc những công việc cụ thể của từng cá nhân, một nhóm, hoặc cả công ty. Phần mềm quản lý công việc cho phép nhà quản lý có thể đưa ra sự ước lượng về thời gian, lên lịch trình làm việc, theo dõi những sự phụ thuộc, nguồn tài nguyên, và các mốc thời gian quan trọng của công việc, từ đó có thể lập những quyết định khi có bất cứ sự thay đổi cần thiết nào.
Phần mềm quản lý công việc không những giúp bạn tạo ra một danh sách những công việc cần làm một cách khoa học mà còn nâng cao khả năng làm việc nhóm, cải thiện hiệu suất và thời gian trên từng tác vụ.
Những lợi ích lớn mà phần mềm quản lý công việc mang lại cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc là một trong những công cụ cần thiết cho tất cả doanh nghiệp, bởi vì những lợi ích sau đây:
- Bạn có thể theo dõi và quản lý một hoặc nhiều công việc và dự án trên duy nhất hệ thống quản lý công việc. Các công việc và dự án sẽ được hiển thị dễ hiểu dưới dạng card/tickets, ghi chú, lịch,…Các thông tin quan trọng, bảo mật, tài liệu, hay deadline đều được lưu trữ cẩn thận trên hệ thống.
- Với tính năng cho phép thiết lập những công việc quan trọng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc, dự án đúng tiến độ
- Khi có kết nối Intenet, bạn hoàn toàn có thể truy cập vào phần mềm quản lý công việc ở bất cứ đâu. Dù là ở quán cafe, khi đi du lịch, hay ở nhà thì bạn đều có thể nắm bắt, theo dõi các công việc cần làm dễ dàng.
- Với phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, xem tổng thế trạng thái của các dự án, nắm bắt được các vấn đề xảy ra nhanh chóng
- Nền tảng quản lý công việc giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian xem công việc của mình. Tất cả nhân viên có thể xác định nhanh chóng những gì họ phải làm và khi nào cần xong, từ đó có ý tưởng cho những bước tiếp theo để hoàn tất công việc phù hợp, nâng cao năng suất làm việc.
- Quá trình phân bố công việc, nhiệm vụ cho các đối tượng liên quan trở nên dễ dàng hơn chỉ qua vài cái nhấp chuột. Không những giúp nhà quản lý chỉ định nhiều công việc đến đúng người mà còn giám sát được quá trình thực hiện của người đó
- Hệ thống quản lý công việc cho phép các người dùng có thể xem các các nhiệm vụ lẫn trạng thái thực hiện nhiệm vụ lẫn nhau, liên kết nhiều người dùng cùng thực hiện một công việc. Nhiều thành viên có thể làm việc cùng nhau, trao đổi về nhiều vấn đề liên quan, nâng cao khả năng làm việc nhóm.
- Phần mềm này không chỉ cho phép bạn giám sát thời gian được sử dụng trên mỗi task mà còn xem được những người phụ trách task đó, giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc của tất cả cá nhân.
- Các nhân viên có thể tải, chia sẻ tài liệu tại một nơi chung, hoặc đính kèm trên từng nhiệm vụ được giao. Điều này giúp người dùng có thể truy cập nhanh đến tài liệu cần thiết, và không mất thời gian tìm kiếm.
- Phần mềm quản lý công việc giúp loại bỏ những rào cản làm việc từ xa khi tất cả người dùng có thể cập nhật các công việc cần làm từ nhà, và vẫn đảm bảo tiến độ công việc như chỉ định
- Hệ thống giúp nhà quản lý dự án có thể kiểm soát được khối lượng công việc cần giao cho nhân viên một cách công bằng, vừa phải.
- Phần mềm tự động gửi thông báo nhắc nhở ngày deadline hoặc những lưu ý quan trọng cho người dùng, và bạn sẽ không bỏ sót bất cứ thông tin quan trọng hay bị trễ deadline.
- Phần mềm cho phép bạn tạo những công việc theo định kỳ (theo giờ, theo ngày, theo tuần, hoặc theo tháng), giúp tiết kiệm thời gian tạo đi tạo lại một công việc giống nhau.
- Không những bạn có thể tạo ra nhiều nhiệm vụ lớn, mà ở trong mỗi nhiệm vụ đó bạn có thể tạo ra những công việc nhỏ. Điều này giúp khả năng kiểm soát công việc cần làm, và trình tự làm việc trở nên hợp lý và hiệu quả hơn.
Top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất 2020
1. Mona PMS- Phầm mềm quản lý tiến độ công việc
Mona PMS là một sản phẩn phầm mềm quản lý tiến độ công việc toàn diện do Mona Media phát triển. Nổi bật hơn so với những phần mềm quản lý công việc khác trên thị trường, Mona PMS luôn đi đầu trong xu hướng giao diện thân thiện người dùng và tích hợp đa dạng công cụ, chức năng cần thiết, giải quyết tất tần tật các vấn đề liên quan đến quản lý công việc của hầu hết doanh nghiệp. Để tạo nhiều tiện lợi cho người dùng, Mona PMS cho phép bạn có thể truy cập trên bất cứ nền tảng nào, bao gồm: website, web app, apps trên hệ điều hành Android và IOS.
Bên cạnh những tính năng lập công việc, chỉ định đối tượng, thì Mona PMS còn là một trợ thủ đắc lực cho các khía cạnh khác như quản lý dự án, quản lý tiến độ công việc, quản lý thời gian làm việc của từng người, quản lý chi tiêu, kế toán, lập báo cáo,…Xử lý và cải thiện toàn diện tất cả các mối quan tâm của một doanh nghiệp.
Với tên tuổi và những thành tựu của công ty gia công phần mềm Mona, ngay từ khi ra đời, thì phần mềm Mona PMS đã được ủng hộ và sử dụng rộng rãi bởi nhiều công ty lớn và nhỏ trong nước. Có thể nói, Mona PMS là phần mềm quản lý công việc đa chức năng và tốt nhất tính đến thời điểm hiện tại trong thị trường Việt Nam, bạn có thể tham khảo một phiên bảng nâng cấp hoàn hảo hơn đó là phần mềm đào tạo nội bộ Mona SkillHub.
Thông tin liên hệ
- Website: https://mona.media/phan-mem-quan-ly-du-an-cong-viec/
- Hotline: 1900 636 648
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: số 373/226 đường Lý Thường Kiệt, P. 8, Q. Tân Bình, TP. HCM
2. Trello – Phần mềm quản lý công việc phổ biến
Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến và hiệu quả nhất trên thế giới. Bạn có thể sử dụng Trello với mục đích cho bản thân, cho team hay cho toàn bộ công ty. Phần mềm này cho phép bạn tạo hàng loạt các công việc và sắp xếp ở môt nơi rõ ràng, minh bạch. Bạn sẽ có thể làm việc dễ dàng cùng lúc với nhiều tác vụ khác nhau trên cùng một nơi mà không phải chuyển tab
Trello cung cấp một hệ thống các bảng làm việc trực quan để quản lý và lên kế hoạch cho các công việc. Mặc dù giao diện của Trello được thiết kế tối giản, nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết. Trello cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng nổi trội như: tạo ra nhiều bảng cho nhiều nhóm khác nhau, tạo danh sách công việc, điều chỉnh cài đặt card, thiết lập những công việc theo định kỳ, bình luận trực tiếp trên công việc, chia sẻ tài liệu, sử dụng nhiều tuỳ chọn ưa thích khác,…
3. Jira- Nền tảng quản lý chuyên dụng cho doanh nghiệp công nghệ thông tin
Nếu đã nhắc đến top phần mềm quản lý công việc, thì chắc chắn không thể nào bỏ sót Jira. Ngoài Trello, thì Jira là một công cụ quản lý công việc được tin dùng bởi hầu hết các doanh nghiệp lớn trên thế giới. Khác với nhiều phần mềm khác, Jira được thiết kế và phát triển phù hợp cho những công ty công nghệ thông tin như công ty lập trình website, lập trình phần mềm. Hệ thống Jira sẽ giúp cho các công ty phần mềm có thể lập kế hoạch, theo dõi, và cho ra mắt phần mềm, các thiết kế website của công ty.
Như vậy, không chỉ là công cụ quản lý công việc thông thường, Jira cung cấp cho các doanh nghiệp IT nhiều tính năng khác hữu ích trong lĩnh vực công nghệ như: Chuyển đổi các yêu cầu trong Confluence thành các công việc cần trong Jira, tăng tốc CI/CD với quy trình Pipeline và giám sát các trạng thái phát triển, kết nối công việc của nhóm đến lộ trình hoàn thiện sản phẩm,…Nếu bạn quan tâm đến một phần mềm quản lý công việc chuyên dụng cho công ty lập trình, thiết kế phần mềm, thì Jira là sự lựa chọn lý tưởng nhất.
4. Meistertask- Công cụ theo dõi và quản lý công việc
Meistertask là nền tảng quản lý công việc và dự án online chuyên nghiệp được thiết kế với nhiều tính năng đặc biệt, phục vụ cho quá trình quản lý các nhiệm vụ, công việc đa quy mô. Hệ thống Meistertask cho phép người dùng giám sát toàn bộ quá trình thực hiện công việc, và tạo một không gian cho các thành viên có thể tương tác, làm việc trực tiếp với nhau. Đây là một công cụ quản lý toàn diện, kết hợp cả quản lý dự án, quản lý sự cộng tác, và quản lý hệ thống công việc. Với Meistertask, bạn dễ dàng tạo ra công việc cho team và chỉ định các công việc đến đúng đối tượng. Hiện nay, Meistertask đã có mặt và được cập nhật đến phiên bản mới nhất trên Iphone, Ipad, MacOs, Windows.
5. Todoist- Phần mềm lập kế hoạch, và sắp xếp công việc
Todoist thuộc một trong top phần mềm quản lý công việc tốt nhất trên toàn cầu. Nếu bạn đã có ý tưởng các công việc cần làm? Hãy viết nó lên Todoist, tất cả các công việc sẽ được sắp xếp và quản lý chặt chẽ bởi công cụ Todoist. Đặc điểm nổi bật của Todoist chính là cho phép bạn tạo ra những công việc mang tính ưu tiên, phân loại các công việc, chỉ định đối tượng thực hiện nhiệm vụ, và lên deadline cho từng nhiệm vụ. Đồng thời, nhà quản lý có thể giám sát hiệu suất làm việc và đánh giá khả năng làm việc của từng cá nhân, từng nhóm.
Todoist là giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả khi cho phép người dùng theo dõi các nhiệm vụ trực tiếp, lập báo cáo tự động thông qua TimeCamp, thực hiện mọi tác vụ chỉ với 1 cú click. Nếu bạn đang tìm một giải pháp cho nhóm, cho công ty của bạn có thể sắp xếp hàng loạt nhiệm vụ, dễ dàng quản lý các nhiệm vụ và dự án, dễ dàng giám sát tiến trình thực hiện công việc thì Todoist sẽ là một lựa chọn vô cùng thích hợp.
Theo dõi và sắp xếp công việc sẽ dễ dàng, nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều khi được hệ thống một cách khoa học và thông minh. Hy vọng bài viết top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất 2020 của Bogoun Vlang sẽ giúp bạn tìm được cho mình một giải pháp thích hợp.
