Cho thuê nhà trọ là hình thức kinh doanh đang rất phát triển, giúp chủ hộ có được nguồn thu ổn định. Với nhiều phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí như hiện nay, việc quản lý trọ đã không còn nhiều khó khăn. Thế nhưng, bạn cũng cần bỏ túi một vài lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ miến phí – free để thực hiện công việc quản lý một cách hiệu quả nhất nhé!
1. Phần mềm quản lý nhà trọ free hiện nay
Phần mềm quản lý nhà trọ free hiện nay đang được sử dụng rộng rãi, là công cụ hỗ trợ việc quản lý hiệu quả, nhanh chóng và tiện lợi cho các chủ trọ. Những phần mềm này được xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau và được cung cấp hoàn toàn miễn phí.
Excel là một phần mềm được sử dụng phổ biến nhất với giao diện tương đối đơn giản, thích hợp với nhiều loại mô hình nhà trọ cũng như trình độ của người sử dụng.
Ngoài Excel được cung cấp bởi Microsoft thì các phần mềm quản lý phòng trọ cũng có thể xuất phát từ những diễn đàn công nghệ.
Còn đây là các bản dùng thử free miễn phí nên bạn có thể tải về và sử dụng mà không cần lo vấn đề bản quyền từ đơn vị Mona.Software. Hạn mức sử dụng dùng thử tùy vào chính sách của công ty, đặc biệt bạn có thể dùng thử 15 – 30 ngày khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ Mona House.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể có được một phần mềm để quản lý nhà trọ free nếu được các chủ đầu tư tặng kèm khi xây dựng nhà trọ. Tuy nhiên các phần mềm này cũng sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý của bạn. Bạn vẫn sẽ luôn cần đến sự trợ giúp của các phần mềm được phát triển bởi các công ty phần mềm uy tín. Dù vậy giá của các phần mềm này rất hợp lý, chi phí chỉ từ 5000đ – 7000đ / ngày tùy phần mềm và tính năng của họ.
Dù có nguồn gốc từ đâu thì phần mềm quản lý nhà trọ cũng sở hữu những tính năng vượt trội như là một phần mềm quản lý đào tạo nội bộ nhân viên, tránh mất nhiều thời gian và công sức.
2. Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý nhà trọ free
Phần mềm quản lý nhà trọ free là công cụ hỗ trợ việc quản lý nhà trọ hiệu quả, nhanh chóng và thuận lợi hơn nhiều. Chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn những ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý trọ free qua những thông tin dưới đây nhé!
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà trọ free:
- Phần mềm quản lý nhà trọ nói chung đều giúp công việc quản lý phòng trọ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều. Những phần mềm này hỗ trợ bạn kiểm soát tất cả những công việc phát sinh trong quá trình quản lý phòng trọ như số lượng phòng trống, thu chi, thông tin khách hàng,…
- Với phần mềm quản lý nhà trọ, bạn cũng có thể thực hiện việc quản lý trọ mà không mất nhiều thời gian và công sức. Thay vì phải mất nhiều thời gian để thực hiện những công việc giấy tờ, sổ sách thì bạn có thể kịp thời đưa ra những giải pháp điều chỉnh công việc quản lý của mình để nâng cao hiệu quả công việc.
- Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhà trọ free cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được khoản chi phí so với những phần mềm có bản quyền. Có thể số tiền bạn phải bỏ ra cho mỗi phòng là rất ít nhưng số lượng phòng trọ nhiều thì số tiền cũng sẽ rất đáng kể.
Nhược điểm của phần mềm quản lý nhà trọ free:
- Dù mang lại nhiều lợi ích cho công việc quản lý phòng trọ, thế nhưng phần mềm quản lý nhà trọ free cũng sẽ có một số hạn chế nhất định.
- Hầu hết các phần mềm quản lý nhà trọ free hiện nay đều xuất phát từ những diễn đàn công nghệ. Thường là do những start up, sinh viên công nghệ lập trình tải lên những bản demo dùng thử. Vì thế, việc gặp phải những rắc rối trong quá trình sử dụng do lỗi của phần mềm là điều đương nhiên. Đó là hạn chế mà các phần mềm quản lý nhà trọ free thường gặp phải.
- Bên cạnh đó, bạn còn có thể phải đối diện với vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm miễn phí. Sẽ chẳng có ai đứng ra bảo vệ thông tin của bạn trước sự đánh cắp, thất thoát trong quá trình sử dụng.
- Hơn nữa, vì không mất phí nên nếu gặp khó khăn trong quá trình sử dụng thì cũng không nhận được sự giúp đỡ từ những người xây dựng và phát triển phần mềm.
3. Tiêu chuẩn đánh giá phần mềm quản lý trọ chất lượng
Để lựa chọn được phần mềm quản lý trọ chất lượng bạn cần tìm hiểu, xác định những tính năng, tiêu chuẩn cần có của một phần mềm. Tiêu chuẩn để đánh giá một phần mềm quản lý trọ chất lượng có thể gồm có:
3.1 Quản lý dịch vụ hiệu quả
Chức năng quản lý dịch vụ hiệu quả của một phần mềm quản lý nhà trọ giúp việc kiểm soát dịch vụ theo từng khu vực, có thể cấp pháp đầy đủ các thông tin tương ứng cần thiết. Từ đó, việc quản lý đạt hiệu quả cao và giúp khi nhà trọ luôn được hoạt động trong điều kiện cho phép.
3.2 Khả năng quản lý khách thuê
Khả năng hỗ trợ quản lý khách thuê một cách đầy đủ và chi tiết về các thông tin là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản lý nhà trọ cần nắm bắt và lưu trữ đầy đủ những thông tin cá nhân, thông tin liên hệ của khách hàng.
Điều đó giúp chủ nhà trọ dễ dàng liên hệ với khách thuê khi cần trong suốt quá trình cho thuê, đảm bảo những phiền toái, rắc rối không đáng có xảy ra.
3.3 Khả năng quản lý phiếu chi
Khả năng quản lý phiếu chi một cách toàn diện của phần mềm chất lượng giúp việc kinh doanh nhà trọ diễn ra thuận lợi và thành công như mong muốn. Tính năng giúp quản lý các khoản chi là điều cần thiết đối với một phần mềm hỗ trợ quản lý nhà trọ.
Việc tổng hợp những báo cáo thu chi của toàn khu vực nhà trọ được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất. Qua đó, việc nắm bắt và đánh giá của hoạt động kinh doanh cũng được chủ động hơn. Từ tình hình thức tế thì chúng ta có thể thấy việc tính toán điều chỉnh cho thích hợp kịp thời và chuẩn xác.
3.4 Quản lý phòng trọ và thiết bị
Công cụ quản lý nhà trọ cần thực hiện việc quản lý thông tin mỗi phòng trọ, theo từng khu vực được phân chia cụ thể, rõ ràng. Khi đó, việc kiểm soát tiền phòng thực tế, trang thiết bị trong phòng,…và các vấn đề liên quan được nắm bắt rõ ràng nhất. Nhờ đó, công việc cho thuê nhà trọ được diễn ra thuận lợi và đạt được kết quả lý tưởng như mong đợi.
3.5 Khả năng giúp quản lý hóa đơn
Các hóa đơn như tiền nhà hàng tháng, dịch vụ, tiền điện, nước,…sẽ cần được cập nhật khi cho thuê nhà. Vì thế, với chức năng quản lý hóa đơn của phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp vấn đề thu chi được thực hiện tốt hơn. Qua đó, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thành công tốt đẹp và trên nên hiệu quả hơn.
3.6 Hỗ trợ đa nền tảng hiệu quả
Việc có thể hoạt động đa nền tảng là yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo khi cân nhắc lựa chọn phần mềm hỗ trợ quản lý nhà trọ. Khả năng hoạt động đa nền tảng là rất cần thiết bởi mỗi người dùng lại truy cập vào phần mềm theo cách khác nhau.
4. Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí
Chúng ta đã cùng phân tích, tìm hiểu về những ưu, nhược điểm cũng như các tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý nhà trọ chất lượng. Thế nhưng, muốn đạt được hiệu quả sử dụng cao thì bạn cũng cần có những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí. Một số điều bạn cần lưu ý như:
4.1 Chọn phần mềm miễn phí từ các đơn vị uy tín
Một đơn vị thiết kế phần mềm miễn phí uy tín chắc chắn sẽ là điểm bắt đầu thuận lợi dành cho bạn. Thực ra là bạn có thể chọn sử dụng bất cứ phần mềm nào bạn muốn. Thế nhưng, nếu chọn được phần mềm từ đơn vị cung cấp uy tín thì quá trình sử dụng sẽ hiệu quả và ít phát sinh lỗi hơn. Những phần mềm dù miễn phí cũng được cải tiến, phát triển liên tục mang lại nhiều thuận lợi hơn cho người dùng.
Hẳn là ai trong chúng ta cũng chẳng mong muốn phải thường xuyên thay đổi các phần mềm, nhập lại dữ liệu bởi phần mềm hiện tại có quá nhiều lỗi, phải chuyển qua phần mềm khác. Để hạn chế điều đó, chúng ta nên chọn một phần mềm tốt ngay từ đầu.
4.2 Phần mềm phù hợp với mô hình nhà trọ cho thuê của mình
Lựa chọn phần mềm quản lý nhà trọ phù hợp với mô hình nhà trọ của mình cũng là một lưu ý bạn cần cân nhắc. Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm miễn phí ra đời, thế nhưng mỗi phần mềm lại có một đặc điểm khác nhau, thích hợp với từng loại quy mô, mô hình nhà trọ khác nhau. Vì thế, bạn cần lựa chọn một phần mềm thực sự phù hợp để mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất. Đối với nhà trọ hoặc bất động sản, mặt bằng thì nên chọn phần mềm quản lý bất động sản cho thuê hoặc app quản lý trọ Mona House là toàn diện nhất.
4.3 Nhập dữ liệu cẩn thận
Dù các phần mềm quản lý nhà trọ mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý, thế nhưng nguyên tắc cơ bản vẫn là nhập dữ liệu vẫn phải thực hiện thủ công. Vì thế, hãy nhập dữ liệu cẩn thận bởi bất kỳ một sai sót nào trong quá trình nhập dữ liệu các thống kê, báo cáo về sau cũng sẽ không còn chính xác nữa. Vì thế, hãy cẩn thận với các thông tin mình nhập vào phần mềm để không gây ra những hậu quả về sau nhé!
4.4 Thông báo với khách thuê về phần mềm
Việc thông báo, thống nhất với khách thuê về phần mềm mà bạn sử dụng trong quản lý nhà trọ sẽ giúp việc sử dụng phần mềm được diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Phần mềm quản lý nhà trọ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho chủ trọ, giúp công việc quản lý được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Hi vọng, với những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí mà chúng tôi vừa chia sẻ đã giúp bạn hạn chế những rủi ro và thực hiện quá trình quản lý hiệu quả hơn. Chúc bạn quản lý nhà trọ dễ dàng và hiệu quả hơn.
