Mỗi năm, bên mình tiếp xúc với rất nhiều chủ shop và doanh nghiệp nhỏ đang loay hoay trước một câu hỏi quen thuộc: nên chọn phần mềm nào, dịch vụ nào để công việc chạy trơn tru hơn. Có người mua phần mềm đắt tiền nhưng chỉ dùng được một phần nhỏ. Có người chọn gói rẻ nhất rồi phải đổi sang nhà cung cấp khác chỉ sau vài tháng. Bài viết này là những gì đội ngũ đúc kết được từ các dự án thực tế, nhằm giúp bạn đưa ra hướng dẫn chọn sản phẩm, dịch vụ số một cách bình tĩnh và có căn cứ.
Sản phẩm số là gì và vì sao doanh nghiệp cần chọn cẩn thận?
Sản phẩm số có thể là một phần mềm quản lý bán hàng, một gói hosting, một hệ thống camera giám sát có kết nối internal, hay một nền tảng học trực tuyến. Điểm chung của chúng là được vận hành trên nền tảng công nghệ và thường được trả phí theo chu kỳ.
Điều khiến việc chọn lựa trở nên khó là bạn không thể dùng thử mọi thứ trong thực tế. Một quyết định sai không chỉ làm mất tiền mà còn kéo theo chi phí chuyển đổi dữ liệu, đào tạo lại nhân sự và gián đoạn vận hành. Vì vậy, nên xem việc chọn sản phẩm như một khoản đầu tư dài hạn, không phải một lần mua sắm nhanh.
Bước 1: Xác định rõ vấn đề bạn đang muốn giải quyết
Đây là bước hay bị bỏ qua nhất. Nhiều người bắt đầu bằng việc xem bảng giá, trong khi đáng lẽ phải bắt đầu bằng câu hỏi: công việc nào đang tốn thời gian nhất, sai sót nào lặp đi lặp lại, và dữ liệu nào đang nằm rải rác?
Một chủ cửa hàng bán lẻ từng nhờ bên mình tư vấn. Họ tin rằng cần một phần mềm có đầy đủ mọi tính năng. Sau khi cùng nhau rà soát quy trình, họ nhận ra điều thực sự cần là đồng bộ tồn kho giữa hai kênh bán hàng. Chỉ một tính năng đó đã giải quyết phần lớn việc đau đầu hằng ngày. Gói sản phẩm họ chọn cuối cùng rẻ hơn nhiều so với dự định ban đầu.
Hãy viết ra ba đến năm vấn đề cụ thể nhất. Sau đó, đánh dấu vấn đề nào ảnh hưởng nhiều đến doanh thu hoặc thời gian. Đó chính là tiêu chí ưu tiên đầu tiên của bạn.
Bước 2: Đặt tiêu chí đánh giá trước khi so sánh
Khi đã biết mình cần gì, hãy lập danh sách tiêu chí. Dưới đây là những tiêu chí chúng tôi thường đề xuất cho khách hàng:
- Khả năng tích hợp: sản phẩm có kết nối được với các công cụ đang dùng hay không. Một phần mềm đứng riêng lẻ thường tạo ra thêm việc nhập liệu.
- Chi phí tổng thể: không chỉ giá gói đăng ký mà cả phí triển khai, phí nâng cấp và phí đào tạo.
- Hỗ trợ kỹ thuật: thời gian phản hồi, kênh liên hệ và chất lượng hướng dẫn bằng tiếng Việt.
- Khả năng mở rộng: khi quy mô tăng gấp đôi, sản phẩm có còn đáp ứng được không.
- Bảo mật và sao lưu dữ liệu: dữ liệu được lưu ở đâu, có sao lưu định kỳ không, và bạn có quyền xuất dữ liệu khi cần hay không.
Không cần mọi tiêu chí đều quan trọng như nhau. Bạn có thể cho điểm trọng số, ví dụ tích hợp chiếm 30%, chi phí 25%, hỗ trợ 20% và phần còn lại chia cho các mục khác.
Bước 3: So sánh nhà cung cấp một cách có hệ thống
Đừng chỉ đọc quảng cáo trên website của nhà cung cấp. Thử đăng ký bản dùng thử, gửi một câu hỏi kỹ thuật cụ thể và xem họ trả lời ra sao. Cách phản hồi đó thường cho bạn biết nhiều hơn bất kỳ tờ quảng cáo nào.
Khi so sánh, hãy ghi lại kết quả vào cùng một bảng để tránh bị cuốn theo cảm tính. Lưu ý rằng các thông tin về giá và tính năng có thể thay đổi, nên luôn đối chiếu lại với nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng. Nếu bạn muốn tham khảo thêm một hướng tiếp cận đã được kiểm chứng, có thể đọc bài Top 7 câu hỏi thường gặp về đánh giá dịch vụ doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng, trong đó có nhiều câu hỏi nên đặt ra với nhà cung cấp.
Một số lỗi thường gặp khi chọn sản phẩm số
Qua nhiều dự án, chúng tôi nhận thấy vài lỗi lặp lại khá đều. Lỗi đầu tiên là chọn theo xu hướng: thấy đối thủ dùng công cụ nào thì cũng dùng theo, mà không kiểm tra xem quy mô và quy trình có giống nhau không. Lỗi thứ hai là mua quá nhiều tính năng, trong khi đội ngũ chỉ cần ba đến bốn tính năng cốt lõi. Lỗi thứ ba là bỏ qua giai đoạn đào tạo, để rồi nhân viên không sử dụng hết công cụ và quay lại làm thủ công.
Bạn cũng nên đề phòng những cam kết nghe quá lý tưởng, chẳng hạn hứa tăng doanh thu gấp nhiều lần chỉ sau một tháng. Một nhà cung cấp đáng tin thường nói rõ điều kiện, giới hạn và thời gian triển khai thực tế.
Lời khuyên từ đội ngũ dành cho bạn
Nếu phải rút gọn toàn bộ bài viết thành một gợi ý, bên mình sẽ nói: hãy bắt đầu nhỏ. Chọn một vấn đề quan trọng nhất, thử một giải pháp trong khoảng hai đến bốn tuần, rồi đánh giá kết quả. Khi đã hài lòng, hãy mở rộng dần sang các phần việc khác. Cách làm này an toàn hơn nhiều so với việc triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm về cách chọn thiết bị công nghệ đúng nhu cầu nếu doanh nghiệp đang cần trang bị thêm các thiết bị phần cứng đi kèm. Quan trọng nhất là giữ cho quyết định luôn gắn với nhu cầu thực tế, thay vì chạy theo những gì nghe có vẻ hiện đại nhất.
