Bogoun Vlang

Trong những năm gần đây, xu hướng du học đang dần gia tăng và phát triển hơn tại nước ta. Chính vì thế, ngày càng có nhiều cá nhân, tổ chức ấp ủ dự định thành lập trung tâm tư vấn du học nhằm đáp ứng nhu cầu trên. Nếu bạn cũng đang có kế hoạch mở trung tâm tư vấn du học thì mời bạn tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi để tìm hiểu rõ hơn về những vấn đề cần lưu ý trước khi thành lập trung tâm tư vấn du học nhé, mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn. 

Điều kiện để mở trung tâm tư vấn du học

Trung tâm tư vấn du học hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ dưới sự cho phép của nhà nước để có thể thành lập và đi vào hoạt động sẽ cần phải đáp ứng những điều kiện sau đây:

• Thực hiện các thủ tục để mở trung tâm tư vấn du học dựa theo đúng quy định của pháp luật.
• Nhân viên tư vấn của trung tâm phải đạt trình độ đại học trở lên, có khả năng sử dụng ít nhất một trong 4 thứ tiếng từ bậc 4 trở lên. Bên cạnh đó cũng phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học theo quy định của Bộ giáo dục.
• Có trụ sở làm việc được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động tư vấn theo đúng quy định của nhà nước.
• Địa điểm được chọn để mở trung tâm tư vấn du học cần phải có địa chỉ rõ ràng, đồng thời phù hợp với quy hoạch về giáo dục của địa phương.
• Có đầy đủ các giấy tờ chứng nhận về quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, hoặc hợp đồng cho thuê nhà, văn phòng.

Một số thủ tục cần thiết để mở trung tâm tư vấn du học

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ những điều kiện để trung tâm tư vấn du học được hoạt động hợp pháp dựa theo quy định của pháp luật, cá nhân (tổ chức) sẽ cần phải tiến hành thủ tục xin cấp phép của cơ quan nhà nước.

Hồ sơ xin mở trung tâm tư vấn du học

• Văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trung tâm tư vấn du học với các nội dung chủ yếu bao gồm: mục tiêu, nội dung hoạt động, khả năng khai thác và phát triển dịch vụ du học tại nước ngoài, kế hoạch và các biện pháp tổ chức thực hiện, phương án giải quyết khi gặp các vấn đề rủi ro đối với người được tư vấn du học.
• Bản photocopy có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Danh sách đội ngũ nhân viên trực tiếp tư vấn du học, bao gồm các thông tin: thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, vị trí công việc sẽ phụ trách tại trung tâm tư vấn du học, bản sao có chứng thực bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ ngoại ngữ và chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học.
• Bản giải trình những điều kiện về cơ sở vật chất cùng biên bản xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy.

Trình tự thủ tục xin cấp giấy phép mở trung tâm tư vấn du học

• Bước 1: Thực hiện đăng ký thành lập trung tâm có ngành nghề kinh doanh dịch vụ tư vấn du học hoặc bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh dịch vụ tư vấn du học đối với các doanh nghiệp chưa có ngành nghề kinh doanh này.
• Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ xin cấp phép đủ điều kiện thành lập trung tâm tư vấn du học.

– Cơ quan cấp phép mở trung tâm tư vấn du học: Sở giáo dục và đầu tư tỉnh, thành phố.

– Thời gian thực hiện cấp giấy phép mở trung tâm tư vấn du học: khoảng 15 – 20 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Những lưu ý trước khi mở trung tâm tư vấn du học

Để mở trung tâm du học không chỉ đáp ứng các điều kiện cần và đủ mà còn phải lưu ý một số điều sau đây:

Phân tích kỹ thị trường và đối thủ cạnh tranh

Trước khi mở trung tâm tư vấn du học, bạn cần phải tìm hiểu kỹ về thị trường hiện nay của lĩnh vực này, đồng thời tìm hiểu xem bạn đang có những đối thủ nào, bạn muốn tiếp cận thị trường nào để đưa học sinh sang du học, du học sinh của bạn mong muốn tiếp cận top trường nào (VIP hay trung bình).

Khi đã nắm được những thông tin chi tiết về thị trường, bạn sẽ có thể tư vấn, xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm một cách thu hút, hấp dẫn khách hàng hơn, thuyết phục được cả bên du học sinh tiềm năng cũng như bên phía các trường đại học, cao đẳng và trường nghề tại nước ngoài.

Xác định đối tượng khách hàng

Bên cạnh việc nghiên cứu kỹ thị trường, bạn cũng cần xác định đối tượng khách hàng của mình là ai, chẳng hạn như: học sinh cấp 3, sinh viên đại học hay những người đi làm, những người muốn học tiếng Anh nhằm nâng cao trình độ. Việc này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những chiến lược marketing hiệu quả, chuẩn xác hơn.

Đầu tư phát triển về cơ sở vật chất

Một số cơ sở vật chất cần phải có tại trung tâm tư vấn du học bao gồm:

• Văn phòng trang bị đầy đủ những thiết bị, đồ dùng tạo điều kiện cho nhân viên làm việc.
• Trung tâm tư vấn du học phải có phòng vệ sinh, nơi ăn uống, thư viện, phòng họp, phòng nghỉ ngơi, khu vực nghỉ giải lao, giữ xe,… đảm bảo chất lượng, an toàn và trật tự.
• Trung tâm tư vấn du học cần phải trang bị đầy đủ các vật dụng như bàn, ghế, các linh kiện điện tử, bóng đèn và một số vật dụng khác phục vụ cho quá trình làm việc của nhân viên tư vấn.

Bên cạnh trang bị đầy đủ các vật dụng, cơ sở vật chất, trung tâm tư vấn du học cũng cần chú trọng đến việc xây dựng các phần mềm hỗ trợ cho công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn, trong số đó chắc chắn không thể thiếu phần mềm quản lý trung tâm du học. Mona eLMS là phần mềm sở hữu đầy đủ những tính năng cần thiết nhằm hỗ trợ cho công việc kinh doanh của trung tâm, chẳng hạn như:

• Giảm thiểu các sai sót và rủi ro trong hoạt động quản lý.
• Gia tăng sự minh bạch và mức độ tin cậy đối với khách hàng
• Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty.
• Hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo và thống kê chính xác, kịp thời.
• Hỗ trợ việc phát triển và mở rộng kinh doanh của trung tâm tư vấn du học.

Thông tin hệ Mona Media:

Tập trung đào tạo nhân sự

Nhân viên là lực lượng nòng cốt của công ty. Chính vì thế, bạn cũng cần quan tâm đến việc đào tạo đội ngũ nhân sự của mình có cách cư xử phù hợp, chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo trình độ tư vấn, giảng dạy để có thể đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho các khách hàng.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp

Dựa theo quy định, nhân viên tư vấn du học trực tiếp cần phải có trình độ đại học trở lên, đồng thời có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ từ bậc 4 trở lên dựa trên Khung năng lực ngoại ngữ bậc 6 dùng cho Việt Nam và tương đương, chỉ được đào tạo chuyên môn về tư vấn du học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Do đó, bạn cần đảm bảo đội ngũ nhân viên tư vấn của mình đáp ứng được những yêu cầu trên, bên cạnh đó cũng cần có tác phong chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng khi cần.

Trên đây là những thông tin cần lưu ý trước khi mở trung tâm tư vấn du học mà chúng tôi đã tìm hiểu để gửi đến các bạn đọc, mong rằng sẽ giúp bạn có thể tham khảo, áp dụng và chuẩn bị tốt cho dự án kinh doanh của mình. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!