Quản lý dự án là công việc vốn đã có từ thời xa xưa, trong việc xây dựng, trong chiến tranh, trong các công việc kỹ thuật hay đồng án, tuy nhiên thời đó người ta chưa hề định nghĩa và đúc kết nhiều kinh nghiệm như ngày nay. Theo thời gian, quản lý dự án trở thành một khái niệm bao gồm nhiều bước khác nhau lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện sao cho dự án đảm bảo diễn ra đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được kết quả tốt. Một người quản lý dự án sẽ phải đảm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau, rất dễ bị căng thẳng. Dưới đây là Top những kinh nghiệm quản lý dự án cho những người quản lý để mọi việc diễn ra hiệu quả hơn.
Top những kinh nghiệm quản lý dự án
1. Hiểu được mục tiêu của dự án
Mỗi một dự án sẽ có một mục tiêu cụ thể, ví dụ dự án A sẽ phải bán tổng cộng bao nhiêu căn hộ, dự án B phải thực hiện công trình khu vui chơi đó trong bao lâu. Tuy nhiên mục tiêu của dự án không chỉ đơn giản như thế. Thông thường khi đề ra mục tiêu, ban lãnh đạo và người quản lý dự án phải cân nhắc nhiều yếu tố tác động như nguồn lực, ngân sách, tình hình thị trường, các yếu tố tác động bên ngoài (chính sách nhà nước, tình hình thời tiết tự nhiên…). Đặc biệt đối với các dự án dài hơi có quy mô lớn, nhà quản lý dự án sẽ chia một mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ khác nhau, có thể phân theo thời gian, khu vực hay các bộ phận nội bộ (ví dụ một dự án bán 100 căn hộ trong 2 năm, năm đầu có thể đề ra bán 20 căn, năm 2 được 40 căn và năm cuối bán 40 căn). Hãy chi tiết mục tiêu của mình hết sức có thể để có một kim chỉ nam đúng đắn cho cả dự án.
2. Có một bảng kế hoạch rõ ràng
Nếu có mục tiêu cụ thể, thì bạn hãy thể hiện nó một cách chi tiết hơn bằng những kế hoạch rõ ràng. Việc có một kế hoạch tốt sẽ giúp bạn những phương án tối ưu nhất thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, kiểm soát quá trình thực hiện dự án dễ dàng, những phương án đối phó với những phát sinh cũng như đạt được mục tiêu trong thời gian tối ưu nhất. Một bảng kế hoạch tốt khi phải nêu được mục tiêu chung cũng như mục tiêu trong từng giai đoạn, mục tiêu của từng bộ phận chức năng, kế hoạch thực hiện chi tiết việc đó như thế nào, nguồn lực đến từ đâu (nội bộ hay thuê outsourcing), ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, thời gian thực hiện chi tiết từng công việc, phương án dự phòng nếu có phát sinh, ngân sách thực hiện… Không có kế hoạch rõ ràng và cụ thế, bạn sẽ không thể kiểm soát tốt công việc,sẽ để thời gian trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh.
3. Phân chia nhiệm vụ rõ ràng
Đối với những dự án có quy mô, việc phân chia nhiệm vụ là điều vô cùng quan trọng, bởi con người chính là nhân tố cốt lõi quyết định sự thành bại của một dự án. Con người có thể là nhân tố tác động đến thời gian thực hiện dự án (khiến cho hoàn thành trước thời hạn hay muộn hơn deadline), ngân sách (có thể kiểm soát để thực hiện trong phạm vi ngân sách hay không) và kết quả dự án (có đạt đúng yêu cầu hay không…). Do đó để người quản lý dự án có thể vận hành tốt kế hoạch ngay từ đầu, cần có sự phân công công việc rõ ràng cho từng chức năng, người chịu trách nhiệm chính, các thành viên trong từng bộ phận chức năng riêng biệt. Đặc biệt đừng quên cả đội xử lý khủng hoảng, vì họ sẽ là người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh khi dự án của bạn bị ảnh hưởng về danh tiếng cũng như chất lượng.
4. Giám sát chặt chẽ tiến độ dự án
Bạn nghĩ rằng sau khi có một kế hoạch cụ thể, sau khi phân công rõ ràng mọi thứ thế là ổn? Hoàn toàn sai lầm nếu bạn cứ đợi đến thời hạn, đợi những nhân viên thực hiện dự án báo cáo kết quả cụ thể. Bởi khi đến lúc đó, nếu kết quả không như ý thì mọi thứ đã quá muộn. Đặc biệt đối với các dự án ngắn hạn, cơ hội sửa sai của bạn càng ít, vì thời gian không cho phép bạn lơ là bất cứ lúc nào. Hãy luôn giám sát dự án chặt chẽ, có thể dù chưa đến thời hạn để tổng kết kết quả, nhưng bạn hãy luôn theo dõi để có kế hoạch điều chỉnh tốt nhất có thể. Ngoài ra bạn cũng có thể tìm đến các công ty lập trình phần mềm. Để nhận hỗ trợ tư vấn các phần mềm đào tạo nội bộ nhân viên, giám sát quá trình làm việc, tiến độ dự án một cách nhanh chóng thường xuyên. Để có thể chuận bị kịp thời các trường hợp có thể xảy ra cho dự án.
5. Tính toán phạm vi sai số của dự án
Phạm vi sai số của dự án, hay còn gọi cái tên khác là dung sai của dự án là giới hạn hiệu suất trong đó những sai sót có thể chấp nhận được. Bạn cần xác định phạm vi sai số của dự án, như vậy người quản lý có thể linh hoạt nhất định và dễ dàng điều chỉnh, cũng như không bị căng thẳng quá độ trong việc hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Một số phạm vi sai số thường được tính toán nhiều nhất bao gồm:
- Time Tolerance (phạm vi sai số về thời gian): khoảng thời gian mà một dự án có thể được hoàn thành muộn hơn hoặc sớm hơn ngày dự kiến
- Cost Tolerance (phạm vi sai số về chi phí): tỷ lệ phần trăm chi phí mà dự án có thể cần vượt trên ngân sách ban đầu
- Risk Tolerance (phạm vi sai số về rủi ro): những rủi ro có thể xảy ra và dự án cho phép điều đó
- Quality Tolerance (phạm vi sai số về chất lượng): phạm vi xác định hiệu suất có thể chấp nhận cho sản phẩm (hoặc kết quả đáng tin cậy cho bàn giao) như được hình dung theo phạm vi công việc ban đầu hoặc được ghi trong mô tả sản phẩm
- Benefits Tolerance(phạm vi sai số về lợi ích): phạm vi hiệu suất ở mức sàn có thể chấp nhận được của dự án so với chỉ tiêu đề ra
Thông thường những phạm vi sai số này phải được nêu ra cụ thể trong kế hoạch ban đầu để người quản lý dự án và ban lãnh đạo có thể nắm chính xác thông tin chi tiết và tránh xung đột trong quá trình thực hiện dự án.
6. Sử dụng công cụ quản lý dự án
Với vai trò quản lý dự án đầy phức tạp, người quản lý dự án sẽ cần lắm những công cụ hỗ trợ để quá trình quản lý dự án diễn ra trôi chảy hơn. Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều phần mềm quản lý dự án khác nhau được các dịch vụ lập trình phần mềm cho ra đời, từ miễn phí cho đến trả phí, hỗ trợ nhiều chức năng khác nhau như Microsoft Project (lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc), Skype for Business (dùng để liên lạc), Trello (giám sát quá trình), Evernote (tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn)…
7. Nếu có thể, hãy tìm kiếm đơn vị hỗ trợ bên ngoài
Tại sao không dùng phương án outsourcing, nếu trong đội ngũ làm việc của bạn không có một ai đủ chuyên môn để thực hiện một công việc cụ thể. Ví dụ như khi tổ chức event, bạn có thể tìm kiếm đơn vị catering về thức ăn để họ lo trọn gói về thức ăn, đồ dùng khi ăn uống như bàn ghế, chén dĩa, thìa nĩa… hoặc có thể tìm công ty thiết kế trang web để xây dựng web… Tận dụng việc outsourcing, bạn có thể tiếp cận nguồn lực và sự chuyên nghiệp của công ty đó, giảm thiểu tối đa chi phí và quản lý dự án tốt hơn bằng việc tinh gọn quy trình và công việc, có thể tận dụng thời gian và nguồn lực nội bộ để thực hiện các công việc khác. Do đó, khi nguồn lực hữu hạn và chạy các chiến dịch ngắn cần có các agency có chuyên môn cao thì đừng ngần ngại nghĩ đến phương án thuê ngoài nhé!
Hy vọng những kinh nghiệm mà Bogoun Vlang chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn quản lý dự án thành công nhé!
